Archivierung von Belegen – gemäß der GoBD

In: Allgemein

26 Jun 2017

GoBD

Seit 01.01.2015 gelten die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Was man dabei nicht vergessen darf, ist deren ordnungsgerechte Archivierung.

Aufbewahrung von Unterlagen zu Geschäftsvorfällen

Aufbewahrt werden müssen alle Unterlagen, die zur Überprüfung für die Besteuerung notwendig sind.
D. h. neben Papier auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen sowie elektronischen Dokumenten.
Elektronische Rechnungen (sog. E-Rechnungen, ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier) sind genau in dieser Form unverändert aufzubewahren und für einen maschinellen Datenzugriff durch die Finanzverwaltung verfügbar gemacht zu werden.
Wandelt man eingehende Dateien von einem System in ein anderes Format um, welches inhaltlich gleich ist, muss trotzdem die original in das Unternehmen eingegangene Datei aufbewahrt werden. Diese darf nicht gelöscht werden.
Elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Briefe dürfen nur dann in Papierform aufbewahrt werden, wenn eine elektronische Aufbewahrung unzumutbar ist. Das bedeutet in der Praxis, wenn eine Rechnung mit einem Textverarbeitungsprogramm wie z.B. Word erstellt und laufend überschrieben wird, ist die elektronische Aufbewahrung unzumutbar. Werden die Belege vom DV-System jedoch elektronisch gespeichert, ist die elektronische Aufbewahrung zumutbar.

Eingangs- und Ausgangsbelege

Bewahrt man Rechnungen elektronisch auf, muss die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem Datenträger erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt (§ 146 Abs. 6 AO, Rz. 14 u. Rz. 107 ff. GoBD).
Unbedingt zu beachten ist auch, dass die Ablage der Daten auf einer – immer wieder neu zu beschreibenden – Festplatte nicht ausreicht. Die Daten müssen auf einem Datenträger gespeichert werden, der im Nachhinein keine Änderungen mehr zulässt. Für kleinere Unternehmen ist auch eine Speicherung auf einer nur einmal beschreibbaren Daten-DVD oder Daten-CD. Empfohlen wird, die Daten auf einer weiteren Daten-CD zu speichern, also die Daten doppelt zu archivieren, um bei einem Verlust abgesichert zu sein.

Elektronische Kontoauszüge

Elektronische Kontoauszüge müssen in einer nicht veränderbaren und elektronischen Form aufbewahrt werden, ein Ausdruck ist nicht ausreichend. Sie sind auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren. Nur so kann auf einen vom Kreditinstitut gedruckten beleggebundenen Originalkontoauszug – insbesondere im Rahmen einer Betriebsprüfung – verzichtet werden.

ZUGFeRD

Jeder, der bislang Rechnungen im PDF-Format empfangen hat, muss auch mit ZUGFeRD die Anforderungen bezüglich der elektronischen Aufbewahrung erfüllen.

Gescannte Belege

Wird im Unternehmen das sogenannte „ersetzende Scannen“ eingesetzt, dürfen Originalbelege, welche in Papierform vorliegen, nach dem Scanvorgang vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
Beim „ersetzenden Scannen“ muss das Originaldokument zeitnah nach Eingang gescannt werden. Weitere Bearbeitungen dürfen ausschließlich am gescannten Beleg vorgenommen werden. Erfolgt eine Bearbeitung am Originaldokument (Papierbeleg), muss dieses erneut eingescannt werden.
Zu dem Prozess gehört zwingend eine revisionssichere Archivierung. Zudem muss der Scanvorgang ausreichend dokumentiert werden. In einer Verfahrensdokumentation müssen bestimmte Vorschriften und Vorgehensweisen zwingend festgehalten werden.

E-Mail

Eine E-Mail ist nicht aufbewahrungspflichtig, wenn sie nur als „Transportmittel“ dient, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung und keine darüber hinaus weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

Aufbewahrungsfrist

Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen können diese Unterlagen grundsätzlich vernichtet werden.
Bei elektronischen Kassen (Papier- oder PC-Kassen) müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung etc.) vorgehalten werden. Die Finanzverwaltung verlangt, dass originär digitale Daten (wie die Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden.

Verfahrensdokumentation

Die Vorgehensweise für die Belegablage im Unternehmen sollte in einer Verfahrensdokumentation festgelegt werden. Diese soll dabei helfen, eine Ablage einzurichten, die den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit entspricht. Sie gilt für Belege, die originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden, originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden und gescannt (digitalisiert) werden bzw. in originär digitaler Form vorliegen bzw. empfangen werden.
Diese Verfahrensdokumentation ist kein Muss, wird von der Finanzverwaltung aber schon heute in Betriebsprüfungen angefordert.

Hinweis

Eine Vernichtung darf trotz rechnerisch korrekt ermittelten Ablaufs der Aufbewahrungspflichten nicht vorgenommen werden, wenn die Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers von Bedeutung sind.
Für die ordnungsgemäße Aufbewahrung ist stets der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige verantwortlich. Das gilt auch dann, wenn die Buchführung oder sonstigen Aufzeichnungen von Dritten erfolgen.
Gerne stehen wir Ihnen für Fragen zur Verfügung.


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